Toda la información que necesitas sobre las nóminas

Si estás pensando en formar una empresa o estás totalmente desinformado en cuanto a lo que es una nómina, aquí te explicamos todo en detalle para que entiendas lo que es y para qué sirve.

¿Para qué es una nómina?

La nómina es un elemento importante si estás iniciando una empresa, ya que con esto vas a manejar a tus empleados. Esto es una plantilla dónde se registran a tus trabajadores y el pago que se les debe efectuar. 

Pero también incluye aspectos legales, fiscales y contables. 

Sigue leyendo para que conozcas más información sobre esto. 

Características de una nómina

Como mencionamos anteriormente, una nómina es un registro que se lleva en una plantilla empresarial, que se rellena con información contable y algunos conceptos básicos. Algunos conceptos son obligatorios, como por ejemplo, los sueldos, las prestaciones, y otros más específicos como las percepciones que no tienen que ver con el salario. 

Por ley, todas las organizaciones deben llevar estos registros contables. No importa si es una empresa grande o pequeña, todas deben asentar los gastos y pasivos por los conceptos de pago a sus empleados. 

Para agilizar el trámite de una nómina, debe existir un departamento que lo realice de forma organizada y continua. Por lo tanto, la empresa debe contratar profesionales en esta área. 

Cabe resaltar, que este trabajo debe realizarse de forma oportuna, para que los trabajadores puedan acceder a su pago el día en que les corresponda. 

Si eres un trabajador a sueldo, debes saber que tienes derecho a conocer el monto de tu salario, las deducciones y retenciones. Esto también incluye el seguro social, las percepciones salariales y no salariales. 

Por último, el recibo de pago es el que justifica que a una persona física se le ha pagado su sueldo, siendo una ventaja si deseas conseguir algún préstamo con nómina fija. 

Partes de la nómina

A continuación, te explicaremos en cuántas partes se conforma una nómina. Estas son: 

Encabezado

Toda nómina debe tener un encabezado para identificar a la empresa, deben adjuntarse datos como: el Código de Identificación Fiscal y el número de registro ante la Seguridad Social. También el centro de trabajo y los datos del empleado. 

Los datos del empleado que deben adoptarse en el encabezado de la nómina son los siguientes: 

• Nombre y apellido del trabajador.
• DNI o NIE.
• Número de afiliación a la seguridad social.
• Categoría profesional de trabajo.
• Grupo de cotización.
• Antigüedad. 

Esta información es necesaria debido a que cuando un empleado tiene muchos años trabajando para la misma organización ha ocupado cargos distintos. Pero en el contrato deben aparecer los detalles del primer puesto en el que trabajó, para saber la plaza que ocupa. 

Período de liquidación

Este periodo también se le llama periodo devengado y es una fecha en la que se escribe la nómina indicando el inicio y la finalización del período a liquidar. Deben indicarse los días meses y años trabajados. La manera en que se ingrese estas fechas dependerá de cómo se realice la contabilidad en la empresa.

Sueldo devengado

Este es el pago que recibe el trabajador por sus servicios laborales. Este salario se compone por la cantidad base y las percepciones salariales o no salariales que reciba.

Hay que aclarar que las percepciones no salariales son complementos o bonificaciones que se le otorgan al trabajador. 

Retenciones y deducciones

Las deducciones están establecidas por la ley y se trata de un descuento que se le hace al importe total que perciben los trabajadores. Estas son las cotizaciones de la seguridad social en las retenciones del impuesto sobre la renta. Estas las debe pagar el empleador a la seguridad social y la agencia tributaria y varían dependiendo del grupo de cotización del trabajador.

Si la empresa tiene, por ejemplo, un plan de pensiones, el empleador también puede realizar deducciones para esto. 

El jefe de la empresa está en la obligación de entregar a sus trabajadores una nómina ya sea en formato digital o impreso. Ya que este documento le servirá al trabajador para solicitar un préstamo personal si lo necesita. 

Total devengado 

Una vez que se ha calculado el sueldo neto del trabajador y se le aplique las deducciones al salario bruto, entonces se sabrá la cantidad que el trabajador recibirá.

Salario total: retribución salarial y no salarial 

El sueldo establecido la nómina se compone por el salario base y las retribuciones salariales y no salariales. 

Se entiende por salario base aquel que se estipula en el contrato y que será constante en la nómina. Mientras que las percepciones salariales y no salariales pueden variar de un mes a otro.

Retribución salarial

Estos son complementos salariales que forman parte del sueldo del trabajador Así que deben aplicarse las deducciones necesarias. Estas son: 

• Horas extras trabajadas por motivo de producción.
• Pagas extras por Navidad, verano, entre otras. 
• Pagos por antigüedad del trabajador.
• Retribución por residencia. 

Otros complementos podrían ser: trabajos nocturnos, trabajos en áreas tóxicas o con peligrosidad, suciedad, máquinas, etc. 

También se le pueden atribuir los beneficios económicos que haya tenido la empresa debido a un aumento de la productividad del trabajador. En este caso se le aplican pagos extraordinarios que recompensen al empleado. 

Retribución no salarial

Qué tipo de retribución o bonificación, no se consideran salariales en la nómina porque no se le aplican los conceptos de deducción que si se le aplican al salario bruto. 

Entre las más comunes están las dietas laborales y se pagan bajo los conceptos de gastos de movilización, como por ejemplo: transporte, comida y alojamiento.

Estás se establecen en el estatuto de los empleados, pero la empresa también puede incorporar percepciones no salariales que no tienen que ver con los gastos de movilización anteriormente dichos. Estos pueden ser los siguientes: 

• Indemnización por las siguientes razones: suspensión temporal, despido o traslado de residencia. 
• Gastos por formación profesional. 
• Bonos de antigüedad.
• Pago en especie. 
• Beneficios sociales. 

¿Qué otros conceptos se incluyen en la nómina? 

Además de los conceptos mencionados anteriormente, en la nómina también pueden aparecer el tipo de contrato, o algunos datos adicionales como los que te mostramos a continuación: 

• Salario bruto del trabajador: esto significa el salario que obtiene el trabajador con los complementos de percepciones, sin contar las deducciones. 
• Salario neto: es el salario bruto menos deducciones. 
• Base de cotización: el salario total que incluye las percepciones salariales al mes. 
• Contingencias: son las incapacidades laborales que puede tener el trabajador por un periodo de tiempo determinado y también deben cotizarse. 
• Contingencias profesionales: estas son las cuentas diarias por las que se debe cotizar a la seguridad social. 

Todo esto es necesario tenerlo en orden a fin de mes a fin de poder hacer la declaración de la renta. 

¿Cuáles son las formas de pago a través de nómina? 

Existen diferentes alternativas en las que se puede pagar a los empleados por nómina. Estas son: 

• Mediante cheque: éste se emite directamente por la empresa o empleador. El cheque no puede ser emitido a nombre de terceras personas, sino que el representante bancario le otorgará el dinero al trabajador con la presentación de la identificación al momento de presentarse en el banco. 
• Depósito bancario a una cuenta personal: Esta es una de las formas de pago más comunes. Se realiza mediante un depósito o transferencia bancaria a través de una cuenta de nómina. 
• Pago en efectivo: Esta es una de las formas de pago más antiguas, pero que todavía se realiza en algunas empresas o dependiendo del país y la moneda. Es importante resaltar, que siempre se debe tener una comprobación de dicho pago aunque sea en efectivo, ya que no quedará registrado en ningún otro sistema el valor que se le ha compensado al empleado. 

Preguntas frecuentes